EIN, ITIN i SSN – numery podatkowe USA bez tajemnic

SSN, czyli numer, którego nie dostaniesz

SSN to numer ubezpieczenia społecznego. Dostają go obywatele, rezydenci i osoby z prawem do pracy w USA. Jeśli mieszkasz w Polsce albo w Paragwaju i nie masz amerykańskiej wizy pracowniczej, ten numer Cię nie dotyczy.

I dobra wiadomość: do założenia i prowadzenia spółki LLC nie jest potrzebny. Można mieć spółkę, konto bankowe i procesor płatności bez SSN.

EIN, czyli numer Twojej spółki

EIN to numer podatkowy nadawany przez IRS samej spółce. Bez niego nie otworzysz konta, nie uruchomisz procesora płatności i nie złożysz obowiązkowych zgłoszeń.

Jak go zdobyć bez SSN. Wniosek składa się na formularzu SS-4. Wersja online jest dostępna tylko dla osób z SSN albo ITIN, więc nierezydentowi zostają trzy drogi:

• telefon dla wnioskodawców międzynarodowych: numer 267-941-1099, EIN dostajesz podczas rozmowy,
• faks: IRS odpowiada w około tydzień, jeśli podasz numer zwrotny,
• poczta: zaplanuj cztery do pięciu tygodni.

Dwie rzeczy, na których ludzie się wykładają. Po pierwsze, w rubryce numeru identyfikacyjnego osoby odpowiedzialnej wpisuje się „foreign”, jeśli ta osoba nie ma SSN ani ITIN. To nie blokuje wniosku. Po drugie, jako osoba odpowiedzialna (responsible party) musi być wskazany człowiek, który faktycznie kontroluje spółkę. Nie firma i nie podstawiona osoba. IRS wprost pisze, że nominowani nie powinni tam figurować, a banki i tak zweryfikują, kto stoi za spółką.

Nazwa spółki we wniosku musi być identyczna jak w rejestrze stanowym, co do znaku. Literówka oznacza korespondencję z IRS zamiast otwartego konta.

CP 575 i 147C, czyli papier dla banku

Sam numer nie wystarczy, bo bank chce go zobaczyć na piśmie z IRS.

CP 575 to pismo potwierdzające nadanie numeru. IRS wystawia je raz, przy nadaniu EIN, i nie wydaje go ponownie.

147C to zamiennik, o który prosisz później: przy zgubionym CP 575 albo gdy instytucja chce świeżego potwierdzenia. Zamawiasz go telefonicznie, a IRS wysyła go faksem jeszcze w trakcie rozmowy albo pocztą, co trwa cztery do sześciu tygodni. Rezydenci dzwonią na infolinię 800-829-4933, wnioskodawcy spoza USA korzystają z numeru międzynarodowego.

Dla banku i procesora płatności oba dokumenty są równorzędne. Trzymaj PDF pod ręką, bo będziesz go wysyłać częściej, niż myślisz.

ITIN, czyli numer, którego zwykle nie potrzebujesz

To najczęstsze nieporozumienie w całym temacie. ITIN nie jest numerem „dla cudzoziemca, który ma firmę w USA”. To numer dla osoby fizycznej, która ma własny obowiązek podatkowy w USA, a nie może dostać SSN.

Kiedy naprawdę go potrzebujesz:

• masz obowiązek złożenia amerykańskiego zeznania, na przykład gdy powstał dochód powiązany z działalnością na terenie USA,
• wynajmujesz nieruchomość w Stanach,
• otrzymujesz amerykańskie dochody pasywne objęte podatkiem u źródła,
• chcesz skorzystać z obniżonej stawki z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i płatnik wymaga numeru.

Kiedy go nie potrzebujesz: przy typowej jednoosobowej LLC, która nie prowadzi działalności na terenie USA i nie generuje dochodów powiązanych. Spółka ma swój EIN, Ty nie składasz osobistego zeznania, więc ITIN jest zbędny. Tłumaczę to szerzej w artykule Kiedy LLC nie płaci podatku w USA.

Jak się go zdobywa, jeśli już trzeba. Formularz W-7, zwykle razem z zeznaniem podatkowym, chyba że mieścisz się w jednym z wyjątków. Czas oczekiwania to około 7 tygodni, a w sezonie od stycznia do kwietnia albo przy wysyłce z zagranicy 9 do 11 tygodni. Do tego doliczam przesyłki w obie strony.

Tożsamość potwierdzasz na jeden z trzech sposobów: wysyłając do IRS oryginały albo kopie poświadczone przez organ, który wydał dokument, korzystając z certyfikowanego agenta (koszt rynkowy zwykle 150 do 350 dolarów, za to paszport zostaje u Ciebie), albo osobiście w punkcie obsługi podatnika w USA. Ważny paszport zagraniczny wystarcza sam. Kopia notarialna nie jest akceptowana.

I jeszcze jedno: ITIN wygasa, jeśli nie użyjesz go w zeznaniu przez trzy kolejne lata. Wtedy trzeba go odnowić tym samym formularzem.

Gdy zmienia się osoba odpowiedzialna

Jeśli zmieni się responsible party albo adres spółki, zgłaszasz to formularzem 8822-B, i to w ciągu 60 dni. Mała formalność, o której prawie nikt nie pamięta, a która potrafi wrócić przy weryfikacji w banku.

Pięć błędów, które kosztują czas

• Podstawiona osoba jako responsible party. IRS tego nie chce, a bank i tak dojdzie do prawdziwego właściciela.
• Nazwa spółki niezgodna z rejestrem stanowym. Nawet drobna różnica generuje korespondencję.
• Wniosek o ITIN „na zapas”. Wydajesz pieniądze i czekasz tygodnie na numer, którego nie użyjesz.
• Brak zapisanego potwierdzenia EIN. CP 575 dostajesz raz. Zapisz PDF w trzech miejscach.
• Zwlekanie z EIN. Bez niego nie ruszysz z kontem ani procesorem, a przy wniosku faksem czekasz tydzień, przy poczcie ponad miesiąc.

Potrzebujesz tego bez błędów za pierwszym razem?

Umów bezpłatną 30-minutową konsultację. Sprawdzimy, których numerów naprawdę potrzebujesz w Twojej sytuacji, a których ktoś próbuje Ci sprzedać niepotrzebnie.

Najczęstsze pytania

Autor

Mikołaj Koput

Prowadzę biznes przez spółkę LLC w Wyoming i rozliczam się, korzystając z paragwajskiej rezydencji podatkowej. Poznaj mnie

Artykuł ma charakter informacyjny. Nie jestem doradcą podatkowym i ten tekst nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Stan prawny na wrzesień 2026 r.